So setzen Sie in Odoo die KassenSichV mit einer cloudbasierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) um

Zum 01.01.2020 ist die Kassensicherungsverordnung (im Folgenden kurz KassenSichV) in Deutschland in Kraft getreten. Um nachträgliche Manipulation an Registrierkassen zu vermeiden, müssen alle Registrierkassen bis zum 31.03.2021 mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgerüstet sein. Die Frist wurde für elektronische Kassen, die bauartbedingt nicht umgerüstet werden können, noch bis zum 31.12.2022 verlängert. Als Vorreiterin in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen hat die initOS GmbH ein Modul entwickelt, das den Kassenspeicher an eine cloudbasierte TSE übermittelt: Manipulationssicher, unkompliziert und flexibel.

Alle Einzelhändler sind von der KassenSichV betroffen

Einer unserer Kunden ist ein international führendes Unternehmen im Bereich Fast-Fashion. Durch das Inkrafttreten der KassenSichV muss er alle bestehenden Registrierkassen an allen Verkaufsstandorten im gesamten Bundesgebiet nachrüsten. Das Handelsunternehmen vertreibt seit über zehn Jahren hochwertige Kleidung für junge und modebewusste Damen in der Zielgruppe zwischen 13 – 23 Jahren. Die Kollektionen der aus Kalifornien stammenden Designs ändern sich oft im Wochenrhythmus, daher ist unser Kunde flexible und schnelle Lösungen gewohnt. Zu Projektbeginn war bereits das ERP-System Odoo in der Community Edition im Einsatz.

Schon im Jahr 2020 hat sich initOS proaktiv mit dem Thema der KassenSichV beschäftigt und erste Lösungsvorschläge skizziert. Neben den klassischen Hardwarelösungen wurden auch cloudbasierte Lösungen in die Entscheidungsvorlage mit eingebunden. Hier stach die fiskaly GmbH mit ihrer SaaS-Lösung positiv hervor und gemeinsam wurde das Projekt zur Modulentwicklung für die Anbindung des ERP-Systems Odoo an die fiskaly-Cloud gestartet.

Was bedeutet die KassenSichV für Einzelhändler?

Für die Einhaltung der KassenSichV, muss der Kassenspeicher mit den Angaben auf dem Kassenbon zu 100 % übereinstimmen. Laut § 6 der KassenSichV [1] sollte ein Beleg mindestens die folgenden Informationen enthalten:

den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangbeginns im Sinne des § 2 Satz 2 Nummer 1 sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung im Sinne des § 2 Satz 2 Nummer 6,
die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
die Transaktionsnummer im Sinne des § 2 Satz 2 Nummer 2,
das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.

Zusätzlich müssen die Angaben auf einem Beleg für alle ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein. Ob in Papierform oder elektronisch übermittelt spielt dabei keine Rolle.

Lesen Sie einen ausführlichen Bericht über die Implementierung unseres TSE-Moduls in unserem Whitepaper.

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Anforderungen an ein TSE-Modul

Mit der Beauftragung von initOS, eine geeignete Lösung zur Einhaltung der KassenSichV zu finden, hat unser Kunde zusätzlich konkrete Wünsche definiert. Die Lösung sollte vor allem langfristig und sicher sein. Ebenso war eine Zertifizierung nach offiziellen Standards ein Muss. Da die Welt – und vor allem die Modewelt – schnelllebig ist, galt es auch, eine flexible und skalierbare Lösung einzuführen, um jederzeit eigenständig Anpassungen vornehmen zu können. Mit mehreren Verkaufsstandorten verteilt über das gesamte Bundesgebiet rückte auch eine Anwendung in den Fokus, die unabhängig von einer physischen Verteilung der Standorte implementiert werden kann. Dies war zum Einen unter dem Gesichtspunkt der Nachrüstung der Hardware wichtig als auch bezüglich des Ressourcenaspekts: Umso weniger Personal in der Nachrüstung geschult werden muss, desto effizienter lässt sich die KassenSichV umsetzen.

Welche Lösungen für die KassenSichV gibt es auf dem Markt?

Für die Nachrüstung von Registrierkassen zur KassenSichV werden derzeit drei Varianten auf dem Markt angeboten: Klassische Hardware-Module, cloudbasierte Lösungen und hybride Lösungen.

Eine Nachrüstung mittels Hardware setzt den Erwerb von neuen Druckern mit integrierter TSE voraus oder den Kauf von unzähligen USB-Sticks, Micro SDs oder Dongles zur automatisierten Sicherung aller Aktivitäten der Registrierkassen. Bei der sehr hohen Anzahl von Kassen bei unserem Kunden ist eine Hardware-Nachrüstung sehr kostspielig. Zusätzlich ergeben sich nach dem Ablauf der Zertifikate von maximal fünf Jahren weitere Kosten, um die KassenSichV auch künftig sicher zu stellen.

Als Alternative dienen internetfähige Kassen mit dem Einsatz von cloudbasierten Lösungen. Hier geschieht im Grunde das Gleiche wie auf der Hardware: Die Daten werden gespeichert. Nur dass die Daten direkt in der Cloud gespeichert werden und keine zusätzliche Hardware erforderlich ist.

Wie die Cloudlösung eingeführt wurde, erfahren Sie in unserem Whitepaper.

Der Vorteil der Cloud-Lösung liegt auch im Thema Sicherheit: USB-Sticks gelten nicht als sicher und können schnell entwendet werden, wie die Studie von Kingston Technology „Unverschlüsselte USB-Sticks sind unterschätztes Sicherheitsrisiko für Unternehmensdaten“ [2] bestätigt. Fast 40 % der befragten Mitarbeitenden haben schon einmal einen USB-Stick verloren.

USB-Sticks als Sicherheitsrisiko

USB-Stick nicht auffindbar 72%

USB-Stick verloren 39%

Das Odoo-TSE-Modul für die fiskaly-Cloud

Aufgrund der Analyse der auf dem Markt erhältlichen Lösungen und der bereits vorhandenen ERP-Software Odoo auf den Registrierkassen entschied sich unser Kunde für die cloudbasierte TSE-Lösung aus dem Hause initOS. Mit fiskaly war bereits ein Partner für initOS gefunden worden, der die Cloud-TSE als Software as a Service (SaaS) anbietet und mittlerweile auch mit der längsten möglichen Zertifizierung (bis 2029) zertifiziert ist. Tatsächlich ist fiskaly der einzige zertifizierte Anbieter einer Cloud-Lösung.

Für die Übertragung der Daten an die fiskaly-Cloud ist eine Schnittstelle nötig. Eine besondere Herausforderung bei der Entwicklung der Schnittstelle bestand darin, die Transaktionen von der Kasse bis zur Schnittstelle nicht nur sicher sondern auch manipulationssicher zu gestalten.

Unser TSE-Modul stellt sicher, dass alle Aktivitäten der Registrierkasse automatisch in der fiskaly-Cloud gespeichert werden. Die Transkationsdaten werden im korrekten Format gespeichert und die Anbindung der Kassen sowie den Export an das Finanzamt wird automatisiert von der Cloud-Lösung übernommen. Durch die direkte Übertragung der Daten an die Cloud ohne Umwege über den Web-Browser ist sichergestellt, dass die Daten manipulationssicher sind und zu 100 % mit den Daten auf dem Kassenbon übereinstimmen.

Das Modul steht über die oben genannten Funktionen hinaus auch für die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) bereit. Damit lassen sich zusätzlich Daten für Außenprüfungen (Z3-Zugriff) und Kassen-Nachschauen exportieren. Dies umfasst neben dem Kassenspeicher zusätzlich die gesamte Kassensession inklusive Anfangs- und Endbestand des Bargelds.

Unser TSE-Modul gibt es ab der Odoo Version 12 und es ist aktuell die einzige Cloud-TSE-Lösung für die Community Edition.

Wie wir diese Herausforderung umgesetzt haben und welche Schnittstellen-Art wir verwenden erfahren Sie in unserem Whitepaper.

Unser ganz persönliches Fazit

Technische Anpassungen und Innovationen im Bereich der Buchhaltung sind immer mit enormen Aufwand, sehr vielen Tests sowie zusätzlichen Absprachen verbunden. Zudem unterliegen alle Daten der Buchhaltung der GoBD und werden zusätzlich extern geprüft. Dies war für das Team der initOS ein zusätzlicher Ansporn, nach gerade einmal sieben Monaten Entwicklungs- und Implementierungszeit unserem Kunden ein TSE-Modul zur Verfügung zu stellen. Pünktlich zum 01.04.2021 ist die Anwendung live im Einsatz und alle Stakeholder sind äußerst zufrieden. Das Entwicklungsteam ist stolz, die Fragestellung bewältigt zu haben: „Es war eine ganz schöne Herausforderung, die buchhalterischen Themen mit einzuarbeiten. Am Anfang war doch so Einiges unklar und teilweise habe ich mich auch verlaufen, aber im Team haben wir trotzdem ein sehr gutes Ergebnis erzielen können“, erinnert sich der Projektverantwortliche bei initOS.

Seither ist unser Kunde mit der Funktionsweise des Moduls sehr zufrieden und intensiviert weiterhin die Zusammenarbeit mit initOS, um auch die Funktionen zur Erfüllung der DSFinV-K so schnell wie möglich abbilden zu können.

Ausblick

KassenSichV 2.0

In einer Weiterentwicklung des Moduls wurde die Anmeldung der Kassen bei der Steuerverwaltung vereinfacht. Sobald die zuständige Bundesbehörde die Implementierung auf ihrer Seite abgeschlossen hat, wird es mit dem KassenSichV-Modul möglich sein, Kassen im TSE-Modul anzumelden. Über das TSE-Modul und die fiskaly-Cloud wird die Anmeldung dann automatisch an die Steuerverwaltung weitergeleitet.

Erhalten Sie in unserem Whitepaper weitere Einblicke über das KassenSichV-Modul sowie detaillierte Informationen im Hinblick auf die anfallenden Kosten bei der Einführung der Cloud-TSE-Lösung oder kontaktieren Sie uns bei Interesse an dem Modul.

Häufig gestellte Fragen

Wie hoch sind die Modulkosten?

Je nach Menge der Betriebsstätten und ggf. notwendigen Anpassungen, können die Kosten variieren. Bei einem kostenfreien Erstgespräch können diese und weitere Fragen geklärt werden.

Welche Anwendungsbereiche werden (noch) nicht unterstützt?

Gastronomiegewerbe wie z. B. Restaurants können mit diesem Modul nicht ausgestattet werden.

Derzeit wird die Funktion „Multi Company“ noch nicht unterstützt. Wir arbeiten aber bereits an dieser Funktion.

Da die Abbildung von Pfand und Gutscheinen in Odoo von Kunde zu Kunde unterschiedlich gelöst sein kann, muss das TSE-Modul an dieser Stelle ggf. auf die gewählte Lösung angepasst werden.

Mein Unternehmen ist nicht in Deutschland. Kann ich das Modul trotzdem nutzen?

Leider nicht. Unser TSE-Modul kann lediglich für die deutsche Fiskalisierung eingesetzt werden.

Welche Rahmenbedingungen gibt es für die Nutzung des TSE-Moduls?

Vertragsabschluss mit der initOS GmbH
Gültiger Wartungsvertrag mit der initOS GmbH
Haftungsausschluss
Änderungen am Code durch Kunden nur mit Genehmigung der initOS GmbH

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