Odoo GoBD-konform nutzen inkl. Z3-Zugriff für Betriebsprüfer sowie X-Bons und Z-Bons
Mit der Einführung der GoBD erfolgte eine Verschärfung der Richtlinien zur ordnungsgemäßen Buchführung und zum Datenzugriff. Rund 17 Milliarden Euro Steuern hat der Staat 2015 bei Betriebsprüfungen nachträglich eingenommen. Beinahe 4 Milliarden Euro stammen hier sogar aus kleinen Unternehmen. Wer glaubt, nie von einer Prüfung betroffen sein zu können, täuscht sich! Wir informieren Sie, was diese Richtlinien verlangen und welchen Beitrag WIR bei initOS in Zusammenarbeit mit einem Experten auf diesem Gebiet leisten können, um Sie für eine Betriebsprüfung zu wappnen.
Inhalt des Artikels
Was sind die GoBD?
Die GoBD sind Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Das Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen vom 14. November 2016 ist seit spätestens dem 31. Dezember 2016 gültig und löst die GDPdU (Zugriff und Prüfbarkeit der digitalen Buchhaltung) aus 2001 und die GoBS (ordnungsmäßige digitale Buchführung) aus 1995 ab.
Die Grundsätze sorgen für Datensicherheit und Unveränderbarkeit. Der Unternehmer bleibt weiter verantwortlich, auch, wenn dieser seine Daten auslagert oder einen Steuerberater einschaltet.
Wer ist zur Kassenführung verpflichtet? Jedes Unternehmen, das laut Handels- und/oder Steuerrecht buchführungspflichtig ist, ist auch zur Kassenführung verpflichtet. Das heißt: alle “Bilanzierer“.
In der folgenden Grafik sehen Sie, welche Faktoren eine GoBD-konforme Buchführung erfüllen muss:
Die Daten müssen also u. a. vollständig und geordnet vorhanden/abgelegt sein, aber vor allem auch vor unbefugten Veränderungen geschützt werden. Diese Kombination von Anforderungen ist eine Hürde für viele Unternehmen.
Das 4-Säulen-Modell
Die Säulen stellen dabei die zentralen Aspekte der GoBD-Konformität dar.
Die GoBD-Anforderungen bedingen die Existenz von einem Kontroll- und Protokollumfeld, sodass die zugehörige (Geschäftsprozess-)Dokumentation und die Integrität von Daten (Bewegungsdaten, Stammdaten, Metadaten) gesichert sind. Diese Punkte sind dabei unabhängig von Veränderungen (Migration) der Fachprozesse und IT-Landschaft zu gewährleisten. Die geforderte Ordnungsmäßigkeit muss für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar erfüllt und erhalten bleiben.
Sicherer Datenzugriff für Betriebsprüfer
Erfordert eine Betriebsprüfung den Zugriff auf Daten, die beim Steuerpflichtigen gespeichert sind, kann der Betriebsprüfer laut GDPdU zwischen folgenden drei Arten des Datenzugriffs wählen:
- unmittelbarer Lesezugriff (Z1-Zugriff)
- mittelbarer Zugriff über Auswertungen (Z2-Zugriff) und
- Datenträgerüberlassung in verschiedenen Formaten (Z3-Zugriff)
Diese Zugriffsarten müssen von jedem Betrieb gewährleistet werden. Würde man dem Betriebsprüfer einen normalen Nutzerzugang anlegen, könnte dieser versehentlich Daten löschen. Damit dies nicht zum rechtlichen Problem wird, sind die 3 Zugriffsarten verpflichtend.
Z1-Zugriff und Z2-Zugriff für Betriebsprüfer
- Alle Schreibberechtigungen in Odoo für einzelne Nutzer entziehen, um einen normalen Nutzerzugang in einen Zugang für den Z1- oder Z2-Zugriff umzuschalten
- Wird über eine einzige Einstellung am Nutzerkonto aktiviert und ggf. später wieder deaktiviert
Z3-Zugriff für Betriebsprüfer
- Export ausgewählter, steuerlich relevanter Daten aus Odoo in maschinenlesbarer Form gemäß Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung – Ausschlussmöglichkeit steuerlich nicht relevanter Datensätze vor dem Export
- Export der Daten unterbricht den Betriebsablauf nicht
Besonderheit Kassensystem
Manche unserer Kunden besitzen auch Kassensysteme, wozu wieder weitere Details von Bedeutung sind.
Was ist ein Z-Bon? Ein Z-Bon ist ein Tagesendsummen-Bon. Er wird automatisch ausgedruckt und stellt den Kassenbestand auf null. Folgende Mindestangaben müssen daraus ersichtlich sein:
- Der Name und die Anschrift des Unternehmens
- Tagesdatum und Uhrzeit
- Die Z-Zähler-Nummer (sie muss fortlaufend sein!)
- Die Gesamtumsätze ggf. nach Steuersätzen getrennt
- Stornierungen und Retouren
- Zahlungsarten (EC-Karte / Scheck / bar)
- und der Vermerk: „Speicher gelöscht“.
Nicht alle dieser Funktionen sind in der Standardvariante von Odoo gegeben.
Das GoBD-Modul für Odoo
Um unsere Kunden im Fall einer Betriebsprüfung zur Seite stehen zu können und die neuen bzw. überarbeiteten gesetzlichen Anforderungen der GoBD umsetzen zu können (z. B. Z1-Z3 Zugriff, digitale Kasse), haben wir für Odoo ein spezielles GoBD-Modul entwickelt, welches die bis dato fehlenden Funktionen ergänzt und somit eine GoBD-konforme Nutzung ermöglicht. Das Modul liegt in einer Standardform vor, allerdings muss es für den konkreten Anwendungsfall (d. h. auf Ihr Odoo-System, Ihre Nutzer und Ihre darin enthaltene Buchhaltung) angepasst werden.
Odoo GoBD-konforme Buchführung
Das von uns entwickelte GoBD-Modul für Odoo erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an eine GoBD-konforme Buchführung und hilft bei der zuverlässigen Aufbewahrung Ihrer vollständigen Daten und schützt diese vor Manipulation. Es ist zwar nicht zertifiziert, aber wurde in Zusammenarbeit mit entsprechend qualifizierten Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern entwickelt und kam bereits in mehreren Betriebsprüfungen auch zum Einsatz.
Datenzugriff für Betriebsprüfer
Da für den Datenzugriff von Betriebsprüfern nicht nur der Z1- und Z2-Zugriff verpflichtend sind, sondern zusätzlich der Z3-Zugriff, haben wir für diese Art des Zugriffs einen Standard entwickelt. Damit ist gegeben, dass die Daten für den Betriebsprüfer exportiert werden können. Dabei können nicht-relevante Daten vor dem Export ausgeschlossen werden und der Betriebsablauf wird während des Exports nicht unterbrochen. Da jedes Unternehmen individuell ist, muss das Modul für jeden Kunden angepasst werden.
X-Bons/ Z-Bons
Für die GoBD-konforme Nutzung von Kassensystemen haben wir das GoBD-Modul um folgende Funktionen ergänzt:
- Automatisiertes Erstellen von Z-Bons und X-Bons für Kassensitzungen (Point of Sale) als PDF
- Drucken einzelner Bons
- Auslösen eines Exports aller Bons seit dem letzten Export
- Export als Hintergrundaktivität, sodass mit Odoo weitergearbeitet werden kann, während die PDF-Generierung läuft
- Abruf aller generierten Bons in einem zentralen Menü
- Übersetzungen Deutsch und Englisch
Unser Versprechen an Sie
Unsere Kunden sollen mit ihrem speziell für ihr Unternehmen angepassten Modul aber nicht vor neuen Hürden stehen, weshalb wir es uns auch zur Aufgabe gemacht haben, unsere Kunden über ihre Verpflichtungen und Verantwortungen gegenüber der GoBD-Richtlinien zu schulen und zu sensibilisieren. Erst dann können wir von einer erfolgreichen Einrichtung sprechen.
Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie auf der Suche nach technischer bzw. konzeptueller Unterstützung bei der Darstellung von GoBD-konformen Geschäftsprozessen mit Odoo sind. Ein „Rundum-sorglos“-Modul wird es nach unserer Auffassung bei keinem Anwendungssystem geben. Dafür sind die Anforderungen der GoBD im konkreten Anwendungsfall zu komplex. Für die Umsetzung bei Ihnen greifen wir auf das Standardmodul und unsere Erfahrungen zurück, um individuelle Anpassungen vorzunehmen und das Modul zu implementieren. Dies geschieht in Zusammenarbeit mit einem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer, da nur ein Fachmann die Prozesskonformität sachkundig bewerten kann und darf. Gerne stellen wir auf Wunsch auch einen Kontakt zu unserem mit dem Thema vertrauten Partnern aus diesem Bereich her.
Haben wir Ihr Interesse an unserem Odoo GoBD-Modul geweckt und möchten Sie auf die nächste Betriebsprüfung vorbereitet sein? Wir bieten Ihnen eine umfangreiche Betreuung zum Thema GoBD an oder begleiten Sie in den Vorbereitungen zur Betriebsprüfung. Melden Sie sich gern bei uns, entweder telefonisch unter +49 4181 13503-99 oder über unser Kontaktformular.
DISCLAIMER
Wir sind weder Steuerberater noch bieten wir steuerberaterliche Tätigkeiten an. Die Prüfung auf Konformität obliegt, unabhängig vom Einsatz, jedem Nutzer selbst. Für die Bewertung steuerlicher Praktiken greifen wir auf das Know-How unserer im Netzwerk befindlichen Steuerberatenden zurück.
Um das Kontaktformular laden zu können, müssen Sie externe Dienste zulassen.